El éxito de una empresa puede esconderse en múltiples acciones, no sólo vinculadas al marketing, sino también a la comunicación e imagen de empresa. Si tuviéramos que describir dos palabras mágicas para tener dicho éxito, éstas serían la organización y la planificación.

No importa que el evento sea una organizacización de un congreso de repercusión internacional o una reunión con clientes potenciales del sector, tengas un año entero para organizarlo o sólo una semana, el éxito del evento estará en los pequeños detalles que hayas tenido en cuenta para que salga todo bien y sea una experiencia inolvidable.

4 Consejos para que un evento sea exitoso

Propósito del eventos: debemos tener una idea clara del objetivo que tiene el evento. Saber el motivo principal de su celebración. Por ejemplo, si el evento trata de concienciar a la gente de un nuevo producto de la empresa o si únicamente es una reunión informal de negocios. En este punto también es importante conocer el público objetio al que como empresa nos estamos dirigiendo, ya que de este aspecto dependerá la organización de los contenidos del evento. Es recomendable en esta fase delimitar las metas que deberán ser específicas, medible, consensuales y realistas.

Establecer el presupuesto: Una de las claves principales para tener éxito con un evento empresarial es ahorrar al máximo los costes de la organización, y para conseguirlo es de vital importancia buscar patrocinadores que colaboren con el acontecimiento. El presupuesto dependerá en gran medida del tipo de evento o tamaño, es decir, número de asistentes, que se está organizando, pero igualmente es necesario abaratar los costes del evento para no perder dinero.

Aunque sea importante reducir los costes de la organización, se debe tener en cuenta que este ahorro no puede afectar a la calidad del evento porque sino la reputación de la empresa se verá perjudicada.

Marketing: La acción de marketing es fundamental para el éxito de un evento o congreso. Esto puede conseguirse a través de la promoción en redes sociales, ya que es la única forma efectiva de hacer llegar la celebración del acontecimiento a un gran número de personas que pueda estar interesadas.

Además de utilizar las redes sociales para promocionar el evento, también es aconsejable realizar concursos, sorteos y promociones para regalar entradas y así conseguir mayor visibilidad, ya que es posible que a través de estas acciones las personas compartan las publicaciones en sus perfiles con sus amigos.

Revisar el día del evento: Llegado el día del evento la parte más importante es asegurarse que todas las cosas planificadas están sujetas de acuerdo a la planificación previa que se ha realizado. Uno de los errores más frecuentes es la actitud que muchos planificadores tienen este día, pues es muy común verlos estresados de un lado para el otro. Aspecto que no da una buena imagen de empresa. Por esta razón es importante saber delegar el trabajo en personas de confianza y profesionalmente capacitadas para tirar adelante con el proyecto.

El organizador deberá encargarse de tres cosas:

-Revisar que todas las tareas delegadas se están realizan satisfactoriamente.

-Asegurarse que los clientes y los asistentes esten bien atendidos.

-Atender a los invitados VIP.

Con estos consejos y una buena actitud el éxito de la organización de un evento estará plenamente garantizado. Sin olvidar rodearse de una empresa potencial que nos ayude en la organización.